계약서나 각서를 공증받으려고 법률사무소를 찾는 사람이 많다. 공증은 문서가 진정하게 작성되었다는 점을 공적으로 증명하거나, 일정한 경우 판결 없이도 강제집행할 수 있는 힘을 부여하는 제도다. 다만 모든 법률 사무실이 공증을 할 수 있는 것은 아니므로 먼저 알아 두어야 할 것이 있다.
공증은 공증인 자격을 가진 곳에서만 할 수 있다. 법무부의 인가를 받은 공증인 사무소나 공증 인가를 받은 법무법인 등이 공증 업무를 한다. 방문하려는 곳이 공증 업무를 하는지 미리 확인하는 것이 시간을 아끼는 방법이다.
공증은 크게 인증과 공정증서 작성으로 나뉜다. 당사자가 작성한 문서에 서명이나 날인이 본인의 것임을 확인해 주는 인증과, 공증인이 당사자의 진술을 듣고 직접 문서를 작성하는 공정증서 작성이다. 어떤 방식이 필요한지는 문서의 목적에 따라 달라진다.
사서증서 인증은 이미 작성된 계약서나 각서, 위임장 같은 문서에 대해 당사자가 공증인 앞에서 서명했거나 서명이 본인의 것임을 인정했다는 사실을 증명한다. 나중에 서명이 위조되었다거나 강요로 작성되었다는 다툼을 줄이는 효과가 있다.
공정증서는 공증인이 직접 작성하는 문서로, 증명력이 더 강하다. 특히 일정한 금전 지급을 약속하면서 이를 지키지 않으면 강제집행을 받아도 이의가 없다는 취지를 담으면, 소송 없이도 집행할 수 있는 근거가 된다.
공증을 받을 때는 당사자 모두가 직접 출석하는 것이 원칙이다. 신분증과 도장, 경우에 따라 인감증명서가 필요하며, 법인이라면 법인 등기 서류와 대표자 확인 서류가 추가된다. 준비물은 문서의 종류에 따라 다르므로 미리 문의하자.
당사자가 직접 출석하기 어렵다면 대리인이 출석할 수 있다. 이때는 위임장과 위임한 사람의 인감증명서 같은 서류로 대리 권한을 증명해야 한다. 위임 범위가 분명히 적혀 있어야 공증이 진행된다.
공증을 받기 전에 문서의 내용을 충분히 검토해야 한다. 공증은 문서의 형식과 작성 사실을 증명할 뿐, 내용이 공정하거나 법적으로 유효하다는 것까지 보증하지 않는다. 불리한 조항이 담긴 문서를 공증받으면 그 효력이 오히려 강해질 수 있다.
그래서 내용 검토와 공증을 함께 상담하는 것이 좋다. 계약 조건이 명확한지, 당사자의 권리와 의무가 균형 있는지, 분쟁이 생기면 어떻게 처리할지가 문서에 잘 담겼는지 공증 전에 확인해 두자.
외국에 제출할 문서도 공증이 필요한 경우가 많다. 학위증명서나 가족관계 서류, 위임장 등을 외국 기관에 낼 때는 번역문 공증과 함께 문서의 진정성을 국제적으로 인정받는 확인 절차를 거쳐야 할 수 있다. 제출할 국가와 기관의 요구 사항을 먼저 확인하자.
유언을 공증하는 방식도 있다. 공증인 앞에서 유언의 내용을 말하고 공증인이 이를 작성하는 방식으로, 형식을 갖추지 못해 무효가 되는 위험을 줄일 수 있다. 증인 참여 같은 요건이 있으므로 미리 준비해야 한다.
정관이나 회의록 같은 법인 관련 문서도 공증 대상이 된다. 회사를 설립하거나 임원을 바꿀 때 필요한 경우가 있어, 등기 절차와 함께 일정을 맞추는 것이 좋다.
공증에도 비용이 든다. 문서의 종류와 내용에 따라 수수료가 정해져 있으므로, 방문 전에 대략적인 안내를 받아 두면 당일에 당황하지 않는다.
공증받은 문서는 원본을 잘 보관해야 한다. 공증 사무소에도 일정 기간 보관되지만, 분쟁이 생겼을 때 바로 꺼내 쓸 수 있도록 당사자도 정본이나 등본을 보관해 두는 것이 안전하다.
공증 이후 상대방이 약속을 지키지 않으면 어떻게 할지도 미리 알아 둔다. 집행력이 있는 공정증서라면 집행문을 받아 바로 강제집행을 진행할 수 있고, 인증만 받은 문서라면 소송에서 증거로 활용하게 된다.
공증이 필요하지 않은 경우도 있다. 단순한 확인 문서라면 서명과 날짜, 연락처를 분명히 남기고 사본을 나눠 갖는 것으로 충분할 때가 많다. 문서의 중요도와 분쟁 가능성을 따져 공증 여부를 정하자.
공증과 확정일자를 혼동하는 경우도 있다. 확정일자는 문서가 그 날짜에 존재했다는 사실을 증명하는 것으로, 임대차 계약서에서 특히 중요하다. 공증과는 목적과 효력이 다르므로 필요한 것이 무엇인지 구분해야 한다.
법률사무소에 공증을 의뢰하려면 그곳이 공증 업무를 하는지부터 확인하고, 공증할 문서와 당사자 신분증, 필요하면 인감증명서와 위임장을 준비하자. 문서의 내용 검토를 먼저 받을지, 공증만 받을지를 정해 두는 것이 가장 먼저 할 일이다.
공증은 문서에 힘을 실어 주는 제도지만, 그 힘은 문서의 내용에 그대로 실린다. 공증 전 검토가 중요한 이유다.
중요한 약속일수록 말이 아니라 문서로, 문서는 다시 공증으로 남기는 습관이 분쟁을 줄인다.
처음 공증을 받는다면 준비물 목록을 미리 받아 두는 것만으로도 절차가 훨씬 수월해진다.
공증은 상대를 의심해서가 아니라 서로의 약속을 분명히 하기 위한 절차라는 점을 상대에게 설명하면 협조를 구하기도 쉽다.
공증 업무를 하는 곳은 관련 기관의 안내로 찾을 수 있다. 방문 전에 전화로 공증 가능 여부와 준비물을 확인하면 헛걸음을 막을 수 있다.